Protokolai – tai dokumentai, leidžiantys oficialiai užfiksuoti įvykius. Protokolai naudojami įvykiui dokumentuoti, prireikus nurodyti, oficialiai ir teisingai dalytis informacija bei teisinei apsaugai. Oficialiai apie įvykį pranešama protokolu.
Kas yra Minutė?
Protokolų saugojimas – tai renginio, susitikimo, sandorio proceso ar pokalbio turinio oficialus įrašymas tiksliai toks, koks jis yra. Protokolai saugomi siekiant užtikrinti apsaugą teisiniuose procesuose, oficialiai dokumentuoti įvykį, nurodyti kaip oficialų dokumentą teisiniuose procesuose ir tiksliai perteikti situaciją.
Oficialiųjų institucijų parengtus protokolus gali pasirašyti policija, notaras, teismas, įmonės, valdžios įstaigos ar oficialios institucijos.
Kaip vesti minutes?
Kadangi protokolai yra oficialūs dokumentai, juos rengiant būtina laikytis tam tikrų taisyklių. Protokolų tvarkymo procedūros gali turėti pakitimų ir kitokios informacijos, susijusios su registruojamo įvykio pobūdžiu ir vieta. Galite taikyti šias sąlygas kaip protokolų saugojimo pavyzdį:
- Prieš pradėdami rašyti protokolo turinį, pagal taisykles turite parašyti pavadinimą. Jei įvykio, apie kurį pranešama, atveju nėra ypatingos situacijos, pavadinimas turėtų būti rašomas puslapio viduryje ir didžiosiomis raidėmis „MINUTĖS“.
- Nurodius ataskaitoje aprašyto įvykio pobūdį, turėtų būti pateikta išsami informacija apie įvykį. Be išsamios informacijos apie įvykį, į ataskaitą taip pat turėtų būti įtraukta, kaip buvo gauta informacija apie įvykį.
- Turėtų būti aiškiai nurodyta informacija, pvz., koks incidentas, kur jis įvyko, data ir laikas.
- Jei yra įrodymų, kurie gali būti laikomi įrodymais dėl ataskaitoje paminėto įvykio, jie taip pat turėtų būti įtraukti į ataskaitą. Informacija apie tai, kaip buvo gauti įrodymai, taip pat turėtų būti įtraukta į ataskaitą.
- Jei minutės užims daugiau nei vieną puslapį, puslapių nugarėlė paliekama tuščia, o nauji puslapiai turi būti sunumeruoti.
- Reikalingi ir žmonių, kurių informacija įrašyta į protokolą, parašai. Protokolai be parašų negalioja.
Į ką reikia atsižvelgti rengiant protokolą
Kadangi protokolai yra oficialūs dokumentai, rengiant protokolą reikia laikytis tam tikrų šablonų ir taisyklių. Svarbūs punktai rengiant protokolą yra šie:
- Jis turi būti paruoštas ant A4 arba A5 formato popieriaus.
- Protokolo pavadinimas turi būti rašomas didžiosiomis raidėmis puslapio viduryje.
- Įvykio data ir laikas, informacija apie tai, kaip įvyko incidentas ir kaip apie incidentą buvo sužinota, turėtų būti išsamiai įtraukta.
- Į ataskaitą taip pat turi būti įtraukti įvykio įrodymai.
- Taip pat turi būti įtraukta protokole nurodytų asmenų tapatybės informacija.
- Protokolo pabaigoje turi būti įrašyta protokolo saugojimo data ir laikas bei minėtų asmenų parašai, kad pabaiga būtų aiški.
Kokia minučių nauda?
Protokolai saugomi, nes tai yra oficialūs dokumentai tais atvejais, kai apie įvykį reikia pranešti. Protokolai tarnauja kaip teisinė ir teisinė įvykusių įvykių apsauga, kaip atskaitos taškas įmonės valdymo situacijoms bei darbuotojo ir darbdavio santykiams. Kad protokolai būtų pateikiami kaip oficialūs dokumentai ir būtų naudingi įvykiui, jie turi būti parengti su realia informacija ir kruopščiai. Protokolai gali būti naudojami kaip oficialūs dokumentai įvairiems renginiams ir tikslams. Galime išvardyti protokolo saugojimo pranašumus taip:
- Jie užtikrina teisinę apsaugą, kaip įrodymą teisiniuose procesuose panaudodami teismo, notaro, tarnybų ar viešųjų įstaigų protokolus.
- Tais atvejais, kai reikalingos sankcijos ar baudžiamasis procesas, protokolai pateikiami teismams kaip oficialūs dokumentai dėl įvykio eigos.
- Verslo institucijose gali būti tvarkomi protokolai, kuriuose galima saugoti susitikimų ir diskusijų turinį. Šios minutės gali būti naudojamos priimant būsimus sprendimus.
- Darbo vietose gali būti vedami protokolai, siekiant apsaugoti darbdavį ir darbuotoją teisiniuose procesuose dėl įvykių darbo vietoje.
Kaip vesti protokolus pagal savo situaciją?
Tais atvejais, kai reikia užfiksuoti įvykį, protokolai gali būti registruojami, nors ir skirtingose srityse. Protokolai gali būti įrašomi apie verslo gyvenimą, išsilavinimą ir sveikatos būklę bei teisminius ar baudžiamuosius procesus. Iškilus probleminėms situacijoms atliekant tyrimus ir gydymą ligoninėje, gali būti saugomas sveikatos būklės aktas, pranešimas apie bausmes, tokias kaip drausmė ugdymo gyvenime, pranešimas apie bet kokias problemas karinėse zonose ar nelaimingą atsitikimą darbo vietoje.
Kaip saugoti eismo įvykių ataskaitą?
Eismo įvykio su materialine žala protokolas gali būti rengiamas laikantis šių taisyklių:
- Ataskaitą dviem egzemplioriais turi pildyti tik su eismo įvykiu susiję asmenys. Patekus į avariją, protokolą pildyti privaloma net ir neturint teisės.
- Nors užpildyta protokolo forma yra fotokopija, protokole turi būti šalių šlapini parašai.
- Informacija formoje turi būti užpildyta nepilnai ir aiškiai nurodyta nelaimingo atsitikimo priežastis.
- Kadangi ataskaita bus negaliojanti, jei įmonės ir poliso nebus galima identifikuoti, turi būti išsamiai ir tiksliai nurodyti šalių draudimo bendrovių ir eismo polisų numeriai.
- Ataskaita draudimo bendrovei turi būti pateikta per penkias darbo dienas.
Kaip saugoti karines ataskaitas?
Karinėse srityse protokolai dažniausiai turi fiksuotą šabloną. Pavyzdžiui, jei pranešimas yra susijęs su drausminiu incidentu, viršutinėje vidurinėje ataskaitos puslapio dalyje rašomas pavadinimas, pvz., „NEDISCIPLINĖS APTAIKIMO ATASKAITA“. Nurodius įvykio datą, tikslų laiką ir tikslią vietą, informacija apie įvykį ir įvykyje minimos pavardės įtraukiama į pranešimą. Pabaigoje nurodant protokolo surašymo datą, protokolas baigiamas šlapiais protokole nurodytų asmenų ir protokolą vedusio asmens parašais.
Kaip saugoti mokinių ataskaitas?
Kaip ir kitomis minutėmis, po pranešimo pavadinimo didžiosiomis raidėmis įrašoma įvykio data, laikas, įvykio detalės ir įvykyje minimi pavadinimai. Prie pabaigos pridėjus protokolo datą, protokolas baigiamas šlapiais mokinio, mokytojo, direktoriaus padėjėjo ir direktoriaus parašais.